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Datenschutzerklärung

Stand: 4. November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser App ist:
Heimatverein Niederntudorf e. V.
Zum Wasserberg 7a
33154 Salzkotten
E-Mail: 900jahre@tudorf.de

2. Wozu wir diese App nutzen

Diese App dient der Organisation der Vereinsarbeit, aktuell vor allem der 900-Jahr-Feier Tudorf 2027. Sie bündelt Kalender, Protokolle, Aufgaben, Infos, Berichte, Dateien/Fotos, Kassenbücher und Chats für Strategieteam und Arbeitsgruppen an einem Ort und ersetzt damit E-Mail-Verteiler, geteilte Ordner und Chatgruppen für diesen Zweck.

3. Welche Daten wir verarbeiten

  • Stammdaten deines Kontos: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hashwert gespeichert, für niemanden lesbar).
  • Deine Rolle und Gruppenzugehörigkeit (z. B. Mitglied einer Arbeitsgruppe, Strategieteam, Kassenprüfer/in).
  • Anmeldezeitpunkte und technische Protokolldaten zu deiner Sitzung (Session), damit du eingeloggt bleibst.
  • Inhalte, die du oder andere Mitglieder in der App anlegen: Kalendertermine, Protokolle, Aufgaben, Infos/Aushänge, AG-Berichte, hochgeladene Dateien und Fotos, Kassenbuchungen mit Belegen.
  • Chat-Nachrichten: Text, Absender, Zeitpunkt, auf welche Nachricht geantwortet wurde und ob eine Frage erledigt ist. Außerdem merkt sich die App, bis wohin du einen Chat gelesen hast, damit sie neue Nachrichten zählen kann.
  • Wenn du Push-Nachrichten einschaltest: die technische Empfangsadresse, die dein Browser dafür erzeugt, zwei zugehörige Schlüssel, eine Gerätebezeichnung (z. B. „Chrome auf Android“) und deine Einstellung, wofür du Nachrichten bekommen willst.
  • Admin-Aktionen werden zusätzlich in einem Protokoll festgehalten (wer hat was wann geändert).

4. Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten, um die Vereins- und Projektarbeit zu organisieren: Termine abzustimmen, Beschlüsse zu dokumentieren, Aufgaben zu verteilen, Fragen zwischen den Gruppen zu klären und die Vereinskasse nachvollziehbar zu führen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins an einer geordneten Vereinsarbeit) sowie, soweit du Mitglied bist, die Erfüllung der sich aus der Mitgliedschaft ergebenden Pflichten und Rechte (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Fotos gilt zusätzlich Abschnitt 8. Push-Nachrichten verschicken wir nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die du gibst, indem du sie selbst einschaltest. Ausschalten kannst du sie jederzeit, damit ist die Einwilligung widerrufen.

5. Wer die Daten sieht

Innerhalb der App gilt ein Rollenkonzept. Die Arbeitsgruppen sehen gegenseitig ihr Board, ihre freigegebenen Protokolle und ihre Termine, damit jede weiß, woran die anderen arbeiten. Dateien und Fotos, Kassenbuch und AG-Berichte bleiben in der eigenen Gruppe; die AG Finanzen ist für die anderen Arbeitsgruppen ganz geschlossen. Das Strategieteam sieht alle Bereiche des Projekts, mit einer Ausnahme: die internen Chats der Gruppen. Kassenprüfer/innen sehen ausschließlich die Kassenbücher, nur lesend. Admins können die App technisch betreuen.

Bei den Chats gilt: Den internen Chat einer Gruppe lesen nur deren Mitglieder. Fragen an das Strategieteam und an die AG Finanzen lesen alle Arbeitsgruppen. Fragen zwischen zwei Arbeitsgruppen lesen nur diese beiden und das Strategieteam. Alle Zugriffsrechte werden bei jedem Abruf serverseitig geprüft, nicht nur über die Oberfläche.

6. Wo die Daten liegen (Auftragsverarbeitung)

Die App läuft auf einem gemieteten Server der Hetzner Online GmbH in einem deutschen Rechenzentrum. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Auch die Backups liegen in Deutschland. Der Mailversand (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen) erfolgt über das vereinseigene Postfach 900jahre@tudorf.de bei Strato. Es werden keine Werbe-Tracker und keine Analyse-Dienste eingesetzt. Daten gehen nicht an Anbieter außerhalb der EU, mit einer Ausnahme: Push-Nachrichten, wenn du sie einschaltest (siehe nächster Abschnitt).

7. Push-Nachrichten

Push-Nachrichten sind freiwillig und standardmäßig aus. Du schaltest sie auf jedem Gerät selbst ein und kannst sie dort jederzeit wieder ausschalten oder einschränken. Zugestellt werden sie über den Zustelldienst, den dein Browser bzw. dein Handy dafür vorgibt: Google (Chrome, Android), Apple (Safari, iPhone, iPad), Microsoft (Edge) oder Mozilla (Firefox). Diese Anbieter sitzen zum Teil in den USA.

Der Inhalt jeder Nachricht ist mit Schlüsseln verschlüsselt, die nur dein Gerät hat. Der Zustelldienst kann ihn nicht lesen. Er erfährt nur, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Nachricht von unserem Server an die Empfangsadresse deines Geräts geht. Auf deinem Gerät wird die Nachricht mit Absender und Anfang des Textes angezeigt, je nach Einstellung deines Handys auch auf dem Sperrbildschirm. Ohne eingeschaltete Push-Nachrichten geht nichts an diese Dienste.

8. Fotos

Beim Hochladen eines Fotos bestätigst du, dass die abgebildeten Personen mit der Nutzung im Rahmen der Vereinsarbeit bzw. der Feier einverstanden sind. Über eine Veröffentlichung nach außen (Homepage, Social Media, Presse) entscheidet die Öffentlichkeitsarbeit gesondert und holt dafür eigene Einwilligungen ein – aus der internen Nutzung in dieser App folgt keine automatische Veröffentlichung.

9. Speicherdauer und Löschung

Deine Daten bleiben gespeichert, solange du im Projekt oder Verein aktiv bist. Nach dem Ende des Projekts „900 Jahre Tudorf“ (spätestens sechs Monate nach der Feier, also bis zum 12.03.2028) wird das Projekt archiviert: Ein Gesamtexport geht in den Vereinsordner, danach werden nicht mehr aktive Nutzerkonten sowie Fotos ohne vereinbarte dauerhafte Nutzung gelöscht. Kassenbuch-Exporte verbleiben aus steuerlichen Aufbewahrungspflichten (10 Jahre) beim Kassierer, nicht in der App. Freigegebene Protokolle und Kassenbuchungen sind unveränderbar; Korrekturen erfolgen als sichtbarer Nachtrag bzw. Storno, nicht als nachträgliche Löschung.

Eigene Chat-Nachrichten kannst du jederzeit selbst löschen; die übrigen werden mit dem Projekt archiviert bzw. gelöscht. Die Angaben für Push-Nachrichten löschen wir, sobald du Push auf dem Gerät ausschaltest, der Zustelldienst meldet, dass es die Empfangsadresse nicht mehr gibt, oder dein Konto gelöscht wird.

10. Technische Sicherheit

Die App ist nur über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) erreichbar. Passwörter werden ausschließlich als Hashwert gespeichert. Sitzungen (Sessions) laufen automatisch ab. Hochgeladene Dateien sind nur für eingeloggte, berechtigte Personen erreichbar, es gibt keine öffentlichen Freigabelinks. Backups werden regelmäßig erstellt und getestet. Ohne Anmeldung abrufbar sind nur das App-Symbol und die Angaben, die ein Handy zum Ablegen auf dem Home-Bildschirm braucht (Projektname, Motto, Logo, Farben); darin stehen keine personenbezogenen Daten.

11. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

  • Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung (z. B. zu Fotos oder Push-Nachrichten) mit Wirkung für die Zukunft.

Wende dich dazu an 900jahre@tudorf.de oder an die Admins der App. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

12. Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich die App oder ihre Nutzung wesentlich, aktualisieren wir diese Erklärung und weisen an geeigneter Stelle in der App darauf hin.